Comment nous collectons, conservons, protégeons et — le moment venu — supprimons les renseignements personnels que vous nous confiez.
Il est important de mettre en place une procédure de conservation, de destruction et d'anonymisation des renseignements personnels pour garantir la protection de la vie privée des individus, se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels, prévenir les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels et les atteintes à la sécurité, maintenir la confiance des clients et protéger la réputation de l'organisation.
Le but de cette procédure est de garantir la protection de la vie privée des individus et de se conformer aux obligations légales en matière de protection des renseignements personnels.
La portée de cette procédure devrait couvrir l'ensemble du cycle de vie des renseignements personnels, depuis leur collecte jusqu'à leur destruction. Elle concerne tous les employés et parties prenantes impliquées dans la collecte, le traitement, la conservation, la destruction et l'anonymisation des renseignements personnels conformément aux exigences légales et aux bonnes pratiques en matière de protection de la vie privée.
Renseignements personnels : toute information permettant d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique.
Conservation : stockage sécurisé des renseignements personnels pendant la durée requise.
Destruction : suppression, élimination ou effacement définitif des renseignements personnels.
Anonymisation : processus de modification des renseignements personnels de manière à ne plus permettre en tout temps et de façon irréversible l'identification, directe ou indirecte, des individus concernés.
5.1.1 Les renseignements personnels ont été catégorisés de la façon suivante :
5.1.2 La durée de conservation pour chacune de ces catégories a été établit de la façon suivante :
Employés de l’entreprise : 7 ans après la fin d'emploi.
Membres : variable en fonction du type de renseignement personnel.
Clients : variable en fonction du type de renseignement personnel.
Pour plus de détails, se référer à l’inventaire complet des renseignements personnels détenus.
Attention des délais de conservation spécifiques peuvent s’appliquer.
5.2.1 Les renseignements personnels se trouvent aux endroits suivants : One Drive, Leadfox
5.2.2 Le degré de sensibilité de chacun de ces lieux de stockage a été établi.
5.2.3 Ces lieux de stockage, qu’ils soient papier ou numérique, sont adéquatement sécurisés.
5.2.4 L’accès à ces lieux de stockage a été restreint aux seules personnes autorisées.
5.3.1 Pour les renseignements personnels sur papier, ils devront être totalement déchiquetés.
5.3.2 Pour les renseignements personnels numériques, ils devront être totalement supprimés des appareils (ordinateurs, téléphone, tablette, disque dur externe), des serveurs et des outils infonuagiques.
5.3.3 Le calendrier de destruction en fonction de la durée de conservation établie pour chaque catégorie de renseignements personnels devra être fait. Il est impératif de documenter les dates de destruction prévues.
5.3.4 Il faudra s’assurer que la destruction est réalisée de manière à ce que les renseignements personnels ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.
5.4.1 L’anonymisation des renseignements personnels ne devrait se faire que si l’organisation souhaite les conserver et les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
5.4.2 La méthode d’anonymisation des rens/eignements personnels choisit est la suivante : seront supprimés après la période de conservation.
5.4.3 Il faudra s’assurer que l’information restante ne permettre plus de façon irréversible l'identification directe ou indirecte des individus concernés et s’assurer d’évaluer régulièrement le risque de réidentification des données anonymisées en effectuant des tests et des analyses pour garantir leur efficacité.
Attention, à la date de rédaction du présent gabarit, l’anonymisation des renseignements personnels à des fins sérieuses et légitimes n’est pas possible. Un règlement du gouvernement doit être adopté pour déterminer les critères et les modalités.
5.5.1 Il faudra s’assurer de fournir une formation régulière aux employés sur la procédure de conservation, de destruction et d'anonymisation des renseignements personnels, ainsi que sur les risques liés à la violation de la vie privée.
5.5.2 Cela inclut également la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité des données et à l'importance du respect des procédures établies.
Puisqu’une personne peut demander à accéder aux renseignements personnels qu’une organisation détient sur elle, ou pourrait également formuler des plaintes, il est important d’avoir des balises prédéfinies pour répondre à ce type de demande.
Le but de cette procédure est de garantir que toutes les demandes d'accès sont traitées de manière confidentielle, rapide et précise, tout en respectant les droits des individus concernés.
La portée de cette procédure concerne les acteurs internes responsables du traitement des demandes d’accès et du traitement des plaintes, ainsi que les individus souhaitant accéder à leurs propres renseignements personnels.
4.1.1 L'individu qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisation. La demande peut être envoyée par courriel ou par courrier postal.
4.1.2 La demande doit clairement indiquer qu'il s'agit d'une demande d'accès aux renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour identifier l'individu et les renseignements recherchés.
4.1.3 Ces informations peuvent inclure le nom, l'adresse ainsi que toute autre information pertinente pour identifier de manière fiable l'individu qui effectue la demande.
4.2.1 Une fois la demande reçue, un accusé de réception est envoyé à l'individu pour confirmer que sa demande a été prise en compte.
4.2.2 La demande devra être traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception.
4.3.1 Avant de traiter la demande, l'identité de l'individu doit être vérifiée de manière raisonnable. Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l'identité de l'individu en personne.
4.3.2 Si l'identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l'organisation peut refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.
4.4.1 Si une demande d'accès aux renseignements personnels est incomplète ou excessive, le responsable de la protection des renseignements personnels communique avec l'individu pour demander des informations supplémentaires ou clarifications.
4.4.2 L'organisation se réserve le droit de refuser une demande si elle est manifestement abusive, excessive ou non justifiée.
4.5.1 Une fois l'identité vérifiée, le responsable de la protection des renseignements personnels pour traiter les demandes d'accès aux renseignements personnels procède à la collecte des renseignements demandés.
4.5.2 Le responsable consulte les dossiers pertinents pour recueillir les renseignements personnels demandés, en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles.
4.6.1 Avant de communiquer les renseignements personnels à l'individu, le responsable examine attentivement les informations pour s'assurer qu'elles ne contiennent pas de renseignements tiers confidentiels ou susceptibles de porter atteinte à d'autres droits.
4.6.2 Si des renseignements de tiers sont présents, le responsable évalue s'ils peuvent être dissociés ou s'ils doivent être exclus de la divulgation.
4.7.1 Une fois les vérifications terminées, les renseignements personnels sont communiqués à l'individu dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales en vigueur.
4.7.2 Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l'individu par voie électronique, par courrier postal sécurisé ou en personne, selon les préférences de l'individu et les mesures de sécurité appropriées.
4.8.1 Toutes les étapes du processus de traitement de la demande d'accès aux renseignements personnels doivent être consignées de manière précise et complète.
4.8.2 Les détails de la demande, les actions entreprises, les décisions prises et les dates correspondantes doivent être enregistrés dans un registre de suivi des demandes d'accès.
Date de réception de la demande ;
Date de l’accusé de réception ;
Date de la vérification de l’identité ;
Méthode de vérification de l’identité ;
Décision – demande d’accès acceptée ou refusée ;
Date de la communication des renseignements (si applicable).
4.9.1 Tout le personnel impliqué dans le traitement des demandes d'accès aux renseignements personnels doit respecter la confidentialité et la protection des données.
4.10.1 Si un individu est insatisfait de la réponse à sa demande d'accès aux renseignements personnels, il doit être informé des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information.
4.10.2 Les plaintes doivent être traitées conformément aux politiques et procédures internes en matière de gestion des plaintes (section suivante).
5.1.1 Les plaintes peuvent être déposées par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou via tout autre canal de communication officiel. Elles doivent être enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement au personnel désigné.
5.1.2 L’employé doit informer immédiatement le responsable de la réception des plaintes.
5.2.1 Le responsable désigné examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité.
5.2.2 Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évident peuvent être rejetées. Toutefois, une justification doit être fournie au plaignant.
5.3.1 Le responsable chargé de la plainte mène une enquête en collectant des preuves, en interrogeant les parties concernées et en recueillant tous les documents pertinents.
5.3.2 Le responsable doit être impartial et avoir l'autorité nécessaire pour résoudre la plainte.
5.3.3 Le responsable doit maintenir la confidentialité des informations liées à la plainte et veiller à ce que toutes les parties impliquées soient traitées équitablement.
5.4.1 Le responsable de la plainte propose des solutions appropriées pour résoudre la plainte dans les meilleurs délais.
5.4.2 Les solutions peuvent inclure des mesures correctives, des compensations financières ou toute autre action nécessaire pour résoudre la plainte de manière satisfaisante.
5.5.1 Le responsable de la plainte communique régulièrement avec le plaignant pour le tenir informé de l'avancement de l'enquête et de la résolution de la plainte.
5.5.2 Toutes les communications doivent être professionnelles, empathiques et respectueuses.
5.6.1 Une fois la plainte résolue, le responsable de la plainte doit fournir une réponse écrite au plaignant, résumant les mesures prises et les solutions proposées.
5.6.2 Toutes les informations et documents relatifs à la plainte doivent être conservés dans un dossier confidentiel.
Cette procédure vise à répondre aux craintes et aux préoccupations de confidentialité et de protection des renseignements personnels de nos clients.
Le but de cette procédure est de fournir un mécanisme structuré pour gérer les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels émanant de nos clients.
Cette procédure s'applique à notre équipe interne chargée de la gestion des demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels. Elle couvre toutes les informations publiées sur nos plateformes en ligne, y compris notre site web, nos applications mobiles, nos bases de données ou tout autre support numérique utilisé par nos clients.
Suppression des renseignements personnels : action d'effacer complètement les données, les rendant indisponibles et irrécupérables.
Désindexation des renseignements personnels : retrait des informations des moteurs de recherche, les rendant moins visibles, mais toujours accessibles directement.
La suppression élimine définitivement les données, tandis que la désindexation limite leur visibilité en ligne.
5.1.1 Les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels doivent être reçues par l'équipe responsable désignée.
5.1.2 Les clients peuvent soumettre leurs demandes par le biais de canaux spécifiques tels que le formulaire en ligne, l’adresse courriel dédiée ou le numéro de téléphone.
5.2.1 Avant de traiter la demande, l'identité de l'individu doit être vérifiée de manière raisonnable.
5.2.2 Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l'identité de l'individu en personne.
5.2.3 Si l'identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l'organisation peut refuser de donner suite à la demande.
5.3.1 L'équipe responsable doit examiner attentivement les demandes et les renseignements personnels concernés pour déterminer leur admissibilité à la désindexation ou à la suppression.
5.3.2 Les demandes doivent être traitées de manière confidentielle et dans le respect des délais prévus.
5.4.1 Il existe aussi des raisons parfaitement valables pour lesquelles nous pourrions refuser de supprimer ou de désindexer des renseignements personnels :
5.5.1 L'équipe responsable doit prendre les mesures nécessaires pour désindexer ou supprimer les renseignements personnels conformément aux demandes admissibles.
5.6.1 L'équipe responsable est chargée de communiquer avec les demandeurs tout au long du processus, en fournissant des confirmations d'accusé de réception et des mises à jour régulières sur l'état d'avancement de leur demande.
5.6.2 Tout retard ou problème rencontré lors du traitement des demandes doit être communiqué aux demandeurs avec des explications claires.
5.7.1 Toutes les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels, ainsi que les actions entreprises pour y répondre, doivent être consignées dans un système de suivi dédié.
5.7.2 Les enregistrements doivent inclure les détails des demandes, les mesures prises, les dates et les résultats des actions effectuées.
Un plan d’intervention est essentiel pour gérer des cyber incidents de manière efficace. Dans ces moments de crise, on ne sait pas toujours comment agir et prioriser les actions. Un plan d’intervention vient réduire le stress d’oublier des aspects importants.
Le but de cette procédure est de s’assurer que l’organisation est prête à intervenir en cas de cyber incident de manière à pouvoir reprendre rapidement ses activités.
La portée de cette procédure inclut tous les réseaux et systèmes, ainsi que les parties prenantes (clients, partenaires, employés, sous-traitants, fournisseurs) qui accèdent à ces systèmes.
Un incident de cybersécurité peut ne pas être reconnu ou détecté immédiatement. Toutefois, certains indicateurs peuvent être les signes d’une atteinte à la sécurité, qu’un système a été compromis, d’une activité non autorisée, etc. Il faut toujours être à l’affût de tout signe indiquant qu'un incident de sécurité s'est produit ou est en cours.
Certains de ces indicateurs sont décrits ci-dessous :
Rôle : Propriétaire — François Têtu
Téléphone : 514 234 8388
Courriel : info@3ia.global
S’il a été confirmé qu'un incident de sécurité lié à une atteinte à la protection des renseignements personnels s'est produit, il faudra effectuer les étapes suivantes :
S’il a été confirmé qu'un incident de sécurité de rançongiciel s'est produit, il faudra effectuer les étapes suivantes :
S’il a été confirmé qu'un piratage de compte s'est produit, il faudra effectuer les étapes suivantes :
S’il a été confirmé qu'une perte d’équipement s'est produite, il faudra effectuer les étapes suivantes :
Communiquez directement avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.